Mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) eine wichtige Entscheidung zur Erfüllung des Anspruchs auf Lohnabrechnung getroffen. Danach kann ein Arbeitgeber seiner gesetzlichen Pflicht zur Erteilung einer Entgeltabrechnung nach § 108 Abs. 1 GewO auch dann nachkommen, wenn er die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt – selbst ohne Zustimmung des Arbeitnehmers.
Worum ging es?
Die Klägerin war als Verkäuferin beschäftigt. Seit März 2022 stellte ihr Arbeitgeber Lohnabrechnungen ausschließlich digital über ein konzernweit eingeführtes Mitarbeiterportal zur Verfügung. Die Klägerin forderte jedoch die Abrechnungen weiterhin in Papierform per Post. Ihre Begründung: Eine elektronische Bereitstellung sei nicht zulässig, da sie nicht eingewilligt habe.
Das Landesarbeitsgericht (LAG Niedersachsen) folgte dieser Auffassung. Doch das BAG hat dieses Urteil nun aufgehoben und den Fall zur weiteren Sachverhaltsaufklärung zurückverwiesen.
Das sagt das BAG zur Rechtslage:
1. Kein Anspruch auf Papierform
Nach § 108 GewO muss der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Papierform ist nicht erforderlich, auch kein Zugang im Sinne des § 130 BGB.
Holschuld: Die Abrechnung ist eine Holschuld – der Arbeitgeber muss sie bereitstellen, aber nicht „zuschicken“. Die Arbeitnehmerin muss sich die Abrechnung also aktiv „abholen“.
2. Textform per Mitarbeiterportal erfüllt
Ein digitaler Abruf aus einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach erfüllt die Anforderungen der Textform (§ 126b BGB):
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die Erklärung ist lesbar,
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sie nennt den Aussteller,
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sie ist dauerhaft speicherbar und unveränderbar,
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und sie ist dem Arbeitnehmer über ein sicheres Login zugänglich.
Ein Zugang im Rechtssinn (§ 130 BGB) sei nicht erforderlich, da es sich bei der Entgeltabrechnung um eine Wissenserklärung ohne Rechtsfolgen handelt – also keine Willenserklärung oder „geschäftsähnliche Handlung“.
3. Zustimmung der Arbeitnehmer? Nicht nötig
Ob die Klägerin der elektronischen Bereitstellung zugestimmt hat, spielt keine Rolle – solange das System wirksam eingeführt wurde. Ob dies durch eine gültige Konzernbetriebsvereinbarung geschehen ist, muss das LAG aber noch prüfen.
4. Datenschutzrechtlich zulässig
Auch DSGVO-Bedenken hält das BAG für unbegründet. Die elektronische Bereitstellung sei zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und erfolge über einen Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
5. Verhältnismäßigkeit gewahrt
Die Regelung sei nicht unverhältnismäßig: Auch ohne privaten Internetzugang werde Beschäftigten der Zugriff auf das Portal während der Arbeitszeit ermöglicht – inkl. Ausdruckmöglichkeit im Betrieb.
Was bedeutet das für die Praxis?
Für Arbeitgeber bedeutet dieses Urteil eine Rechtssicherheit bei der digitalen Umstellung der Lohnabrechnungen – sofern
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die technische Umsetzung sicher ist,
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eine Betriebsvereinbarung (ggf. auf Konzernebene) wirksam abgeschlossen wurde,
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und auch Zugriffs- und Ausdruckmöglichkeiten im Betrieb bestehen.
Arbeitnehmer hingegen müssen künftig damit rechnen, dass ein elektronisches Mitarbeiterpostfach ausreicht – ein Recht auf Papierform besteht nicht mehr.